Πώς να εγκρίνετε σωστά μια αλλαγή στην ιστοσελίδα σας

Μια σύνοψη δεν αρκεί για έγκριση

Το «Αλλάξαμε το κείμενο της αρχικής» είναι ενημέρωση προόδου. Λέει ότι κάτι άλλαξε, αλλά όχι τι θα διαβάσει πλέον ο επισκέπτης. Αν η απάντηση είναι «μια χαρά», μένει καταγεγραμμένη η αποδοχή μιας περιγραφής, όχι του ίδιου του κειμένου.

Αυτό έχει σημασία επειδή το κείμενο μιας ιστοσελίδας διατυπώνει υποσχέσεις: τι προσφέρετε, σε ποιον απευθύνεστε, τι συμβαίνει μετά την υποβολή μιας φόρμας. Όταν δημοσιευτούν, είναι δύσκολο να ανακληθούν, ενώ αργότερα μπορεί να μην είναι σαφές ποιος συμφώνησε με ποια έκδοση.

Τι πρέπει να δείχνει το αίτημα έγκρισης

Για κάθε αλλαγή που επηρεάζει το νόημα, τους ισχυρισμούς ή αυτό που ζητάτε από τον επισκέπτη, συμπεριλάβετε πέντε στοιχεία:

1. Σελίδα και ενότητα. «Σελίδα επικοινωνίας, τίτλος πάνω από τη φόρμα», όχι απλώς «σελίδα επικοινωνίας».
2. Ισχύον κείμενο. Αντιγραμμένο ακριβώς από τη δημοσιευμένη ιστοσελίδα.
3. Προτεινόμενο κείμενο. Το ακριβές κείμενο που θα δημοσιευτεί.
4. Λόγος αλλαγής. Μία απλή πρόταση.
5. Απόφαση που χρειάζεται. Έγκριση, αναθεώρηση ή διατήρηση του ισχύοντος κειμένου.

Ακολουθεί υποθετικό παράδειγμα:

Έτσι, όποιος ελέγχει την αλλαγή μπορεί να αποφασίσει γρήγορα. Δεν χρειάζεται να ανοίξει δύο εκδόσεις της ιστοσελίδας και να μαντέψει τι εννοείτε.

Κρατήστε το κείμενο επιλέξιμο, όχι ως εικόνα οθόνης. Όποιος θέλει να αλλάξει μια φράση πρέπει να μπορεί να την παραθέσει, και ένας συνεργάτης να μπορεί να την αντιγράψει.

Αν μια ενότητα είναι πολύ μεγάλη, επισημάνετε καθαρά ότι παραθέτετε απόσπασμα, πείτε τι παραλείψατε και δώστε σύνδεσμο σε αναγνώσιμη προεπισκόπηση ολόκληρης της σελίδας. Η σύνοψη εξηγεί την πρόθεση, αλλά δεν υποκαθιστά το κείμενο που εγκρίνεται.

Σελίδα / ενότητα: [ ]
Ισχύον κείμενο: [ ]
Προτεινόμενο κείμενο: [ ]
Λόγος αλλαγής: [ ]
Απόφαση: Έγκριση / Αναθεώρηση / Διατήρηση
Έκδοση: [ ]
Εκκρεμής ισχυρισμός και υπεύθυνος, αν υπάρχει: [ ]
Υπεύθυνος έγκρισης: [ ]
Ημερομηνία: [ ]

Οι ανεπιβεβαίωτοι ισχυρισμοί χρειάζονται υπεύθυνο

Ορισμένες δηλώσεις δεν μπορεί να τις επιβεβαιώσει ο σχεδιαστής ή ο συντάκτης: μια πιστοποίηση, τα χρόνια λειτουργίας, μια εγγύηση, μια λίστα υποστηριζόμενων προϊόντων. Αν κανείς δεν τις έχει ελέγξει, μην τις αφήσετε να δημοσιευτούν επειδή εγκρίθηκε η υπόλοιπη σελίδα.

Καταγράψτε κάθε τέτοια δήλωση στα εκκρεμή θέματα. Ακολουθεί υποθετικός ισχυρισμός:

Ο ισχυρισμός παραμένει εκκρεμής μέχρι ο υπεύθυνος να τον επιβεβαιώσει, να τον αντικαταστήσει ή να τον αφαιρέσει. Ως τότε η σελίδα δεν έχει εγκριθεί πλήρως. Γράψτε το ρητά: «Εγκρίνεται, εκτός από τον ισχυρισμό στη σελίδα Σχετικά, που εκκρεμεί στον υπεύθυνο γραφείου».

Έτσι αποφεύγετε και την εύκολη λύση να διατυπώσετε αόριστα έναν ισχυρισμό για να δημοσιευτεί. Η αόριστη εκδοχή μιας ανεπιβεβαίωτης δήλωσης παραμένει ανεπιβεβαίωτη.

Το αόριστο «μια χαρά» δεν αρκεί ως καταγραφή

Μια χρήσιμη καταγραφή έγκρισης απαντά σε τέσσερις ερωτήσεις:

• Τι εγκρίθηκε; Ονομάστε την έκδοση ή επισυνάψτε το ακριβές κείμενο.
• Ποιος το ενέκρινε;
• Πότε;
• Τι έμεινε εκτός; Εκκρεμείς ισχυρισμοί, σελίδες που δεν έχουν ελεγχθεί, αλλαγές που επιστράφηκαν για αναθεώρηση.

Συγκρίνετε τις δύο απαντήσεις:

• «Μια χαρά.»
• «Εγκρίνονται: τίτλος και εισαγωγή φόρμας στη σελίδα επικοινωνίας, έκδοση 3. Για αναθεώρηση: τίτλος αρχικής, δείτε το σχόλιό μου. Εκκρεμεί: ο ισχυρισμός περί ασφάλισης, αρμόδιος είναι ο υπεύθυνος γραφείου.»

Η δεύτερη απάντηση μπορεί να αρχειοθετηθεί και να αναζητηθεί όταν προκύψει ερώτηση αργότερα. Η πρώτη, χωρίς το ακριβές κείμενο και την έκδοση στο σχετικό μήνυμα, είναι πολύ λιγότερο χρήσιμη. Αν προλαβαίνετε να απαντήσετε μόνο για ένα μέρος, πείτε το. Το «Εγκρίνεται, εκτός από τη σελίδα υπηρεσιών» βοηθά περισσότερο από μια γενική συγκατάνευση.

Όταν ελέγχουν πολλά άτομα, ενσωματώστε πρώτα τα σχόλιά τους σε μία ενημερωμένη έκδοση και μετά ζητήστε τελική έγκριση. Αλλιώς δεν υπάρχει μία κοινή έκδοση στην οποία συμφώνησαν όλοι.

Βάλτε τις αλλαγές με τη σειρά της ιστοσελίδας

Βάλτε τις αλλαγές στη σειρά που συναντά ο επισκέπτης: αρχική, σελίδες υπηρεσιών, σελίδα «Σχετικά», επικοινωνία και έπειτα σελίδες προορισμού. Ζητήστε απόφαση για αλλαγές στο νόημα, στους ισχυρισμούς, στο κοινό ή στο επόμενο βήμα που ζητάτε από τον επισκέπτη. Μικρές διορθώσεις μπορούν να μπουν μαζί, αρκεί να φαίνεται το τελικό κείμενο.

Λίστα ελέγχου πριν στείλετε το αίτημα

• Κάθε αλλαγή αναφέρει τη σελίδα και την ενότητα.
• Το ισχύον κείμενο αντιγράφεται από τη δημοσιευμένη ιστοσελίδα, όχι από μνήμης.
• Το προτεινόμενο κείμενο είναι ακριβώς αυτό που θα δημοσιευτεί.
• Κάθε αλλαγή έχει αιτιολόγηση μίας πρότασης.
• Κάθε αλλαγή ζητά έγκριση, αναθεώρηση ή διατήρηση.
• Τα αποσπάσματα επισημαίνονται, με σύνδεσμο στην προεπισκόπηση ολόκληρης της σελίδας.
• Οι ανεπιβεβαίωτοι ισχυρισμοί έχουν υπεύθυνο και τρόπο επιβεβαίωσης.
• Η ζητούμενη απάντηση αναφέρει έκδοση, υπεύθυνο έγκρισης και ημερομηνία.

Συχνές ερωτήσεις

Ποιος πρέπει να εγκρίνει τις αλλαγές;

Το άτομο που έχει την ευθύνη για όσα δηλώνει δημόσια η επιχείρηση, συνήθως ο ιδιοκτήτης ή ένας υπεύθυνος. Άλλοι μπορούν να ελέγξουν την ακρίβεια, το ύφος ή τη νομική διατύπωση, αλλά ένα συγκεκριμένο πρόσωπο πρέπει να δώσει την τελική απόφαση.

Τι γίνεται αν δεν ξέρω αν ένας ισχυρισμός ισχύει;

Μην τον εγκρίνετε ακόμη. Καταγράψτε τον ως εκκρεμή, ορίστε ποιος μπορεί να τον επιβεβαιώσει και ποιο στοιχείο χρειάζεται. Δημοσιεύστε τον μόνο μετά την επιβεβαίωση ή χρησιμοποιήστε διατύπωση που μπορείτε ήδη να τεκμηριώσετε.

Μπορώ να εγκρίνω μια αλλαγή με email ή μήνυμα;

Ναι, εφόσον το μήνυμα προσδιορίζει το ακριβές κείμενο και την έκδοση και δηλώνει την απόφαση. Ένα «μια χαρά» σε μήνυμα που απλώς περιγράφει την αλλαγή δεν αρκεί.